Trong kỷ nguyên công nghệ hiện nay, chuyển đổi số đã trở thành từ khóa quen thuộc với doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ai cũng biết bản thân doanh nghiệp cần phải số hóa để tăng năng suất, giảm chi phí và cạnh tranh tốt hơn. Nhưng thực tế phũ phàng là phần lớn SMEs không đạt được kết quả như kỳ vọng.
Có doanh nghiệp đầu tư hàng trăm triệu nhưng hệ thống mới chạy vài tháng đã “đắp chiếu”. Có doanh nghiệp triển khai xong vẫn quay lại Excel vì “không quen” hoặc “không hiệu quả”. Vậy nguyên nhân thật sự nằm ở đâu?
- Thiếu kiến thức cốt lõi về chuyển dổi số
Nhiều doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số theo hướng “có công cụ thì sẽ giải quyết được vấn đề”. Họ mua phần mềm ERP, CRM hay HRM mà chưa xác định rõ mục tiêu cốt lõi cần cải thiện trong vận hành. Khi không hiểu mình muốn tối ưu điều gì từ quy trình, dữ liệu hay năng suất thì doanh nghiệp rất dễ chọn sai giải pháp hoặc triển khai theo phong trào. Và khi thiếu chiến lược nền tảng, công nghệ dù tốt đến mấy cũng khó tạo ra giá trị.
2. Chưa tối ưu được quy trình
Một trong những lý do thất bại phổ biến nhất là doanh nghiệp chưa chuẩn hóa quy trình trước khi đưa vào phần mềm. Mỗi phòng ban làm một kiểu, dữ liệu ghi chép thiếu thống nhất, và quy trình phần lớn dựa trên thói quen cá nhân. Khi tình trạng này được “đưa nguyên vào hệ thống”, phần mềm ngay lập tức trở thành gánh nặng: nhập liệu phức tạp hơn, thao tác nhiều hơn, dữ liệu lại càng dễ sai. Chuyển đổi số chỉ hiệu quả khi quy trình được tinh gọn trước, rồi mới được số hóa.
3. Thiếu sự đồng thuận từ nhân sự
Dù công nghệ có hiện đại đến đâu, doanh nghiệp vẫn cần một đội ngũ sẵn sàng tiếp nhận và vận hành nó. Tuy nhiên, nhiều SMEs gặp phải sự chống đối thầm lặng từ nhân viên: ngại thay đổi, không quen phần mềm mới, sợ tăng thêm việc hoặc lo mất kiểm soát. Nếu doanh nghiệp không truyền thông nội bộ, không giải thích lợi ích rõ ràng và không đào tạo đúng cách, công nghệ rất khó được sử dụng thực sự. Cuối cùng, hệ thống “được triển khai nhưng không được ứng dụng”.
4. Dữ liệu không đồng nhất
Thiếu dữ liệu, dữ liệu sai hoặc dữ liệu nằm rải rác trên nhiều công cụ là vấn đề đặc trưng của SMEs. Khi dữ liệu đầu vào không sạch, mọi tính năng tự động hóa, báo cáo và phân tích đều trở nên vô nghĩa. Đây cũng là lý do nhiều dự án ERP hay CRM thất bại: hệ thống thì chạy đúng, nhưng dữ liệu sai khiến doanh nghiệp không thể ra quyết định chính xác. Chuyển đổi số chỉ bền vững khi doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc vào việc xây dựng, làm sạch và quản lý dữ liệu.
5. Kỳ vọng kết quả tức thì
Nhiều doanh nghiệp đặt kỳ vọng chuyển đổi số phải mang lại kết quả ngay lập tức: tăng năng suất, giảm chi phí, tăng doanh thu sau vài tháng. Nhưng thực tế, chuyển đổi số là hành trình thay đổi cả công nghệ, con người và quy trình, và cần thời gian để tạo ra giá trị. Khi kỳ vọng không thực tế, doanh nghiệp dễ thất vọng, mất niềm tin và bỏ dở giữa chừng. Thành công chỉ đến khi doanh nghiệp kiên trì, có lộ trình rõ ràng và từng bước xây dựng năng lực nội bộ.
Chuyển đổi số của SMEs thất bại không phải vì họ nhỏ bé hay thiếu nguồn lực, mà vì họ chưa tiếp cận đúng cách. Khi doanh nghiệp bắt đầu bằng chiến lược rõ ràng, chuẩn hóa quy trình, chuẩn bị con người, làm sạch dữ liệu và kiên nhẫn theo đuổi lộ trình, chuyển đổi số sẽ không còn là “rủi ro đầu tư” mà trở thành đòn bẩy tăng trưởng bền vững.