Trong xưởng may, người ta thường ví bàn cắt là “đầu tàu”, còn khâu cấp chuyền là “mạch máu”. Nhưng thực tế tại nhiều xưởng SME hiện nay, đầu tàu thì chạy lệch ray, còn mạch máu thì bị… rò rỉ.
Câu chuyện thật từ một chủ xưởng tái mặt khi kiểm kê cuối tháng: Số lượng vải nhập về đủ cho 10.000 sản phẩm, nhưng thực tế ra chuyền may chỉ thu được 9.700 bán thành phẩm. Vậy 300 sản phẩm kia đi đâu? Nó không hề biến mất, nó chỉ nằm đâu đó trong mống vải vụn, trong những tờ phiếu hạch toán sai, hoặc đơn giản là bị thất lạc giữa kho và chuyền mà không ai hay biết.
- Khâu Cắt: Nơi tiền “bay” qua kẽ ngón tay vì ghi chép thủ công
Khâu cắt là nơi quyết định 60-70% giá trị sản phẩm (chi phí nguyên liệu). Thế nhưng, đây lại là nơi quản lý lỏng lẻo nhất bằng những tờ giấy mang tên “phiếu hạch toán bàn cắt”.
Khi thợ cắt ghi tay số lượng tấm vải, số thứ tự lớp vải lên phiếu, sai sót là điều khó tránh khỏi.
Hệ lụy 1 – Lỗi thay thân, đổi màu: Chỉ cần ghi nhầm một con số trên thẻ bài, thân trước của cuộn vải này sẽ bị ráp với thân sau của cuộn vải khác (dù cùng mã màu nhưng khác lô). Kết quả là cả lô hàng bị nhai lại, tốn công dỡ, tốn tiền chỉ và làm nản lòng công nhân.
Hệ lụy 2 – Thừa thiếu bán thành phẩm: Ghi chép tay khiến văn phòng không biết chính xác bàn cắt đã cắt được bao nhiêu. Có khi cắt thiếu 5-10 thân áo nhưng đến tận khâu đóng thùng mới phát hiện ra. Lúc này muốn cắt bù thì đã hết vải, hoặc phải đi lùng sục lại đầu tấm cực kỳ mất thời gian.
Thực tế, một xưởng may quy mô 500 lao động nếu không kiểm soát tốt khâu hạch toán bàn cắt, tỷ lệ lãng phí nguyên liệu do cắt sai, cắt bù có thể lên tới 2-3% tổng định mức. Với đơn hàng hàng tỷ đồng, số tiền “vứt qua cửa sổ” này đủ để bạn trang bị phần mềm quản lý cho cả năm.
- Thất thoát khi Cấp chuyền: Mạch máu bị rò rỉ ở đâu?
Bán thành phẩm từ bàn cắt xuống đến chuyền may giống như một chuyến tàu đi qua nhiều ga. Nếu không có mã định danh, hàng hóa rất dễ bị rơi rớt.
Hiện nay, nhiều xưởng vẫn giao hàng theo kiểu: Tổ cắt báo “Em giao đủ 500 thân rồi”, Tổ trưởng tổ may bảo “Chị mới nhận có 480”. Thế là cãi nhau! Không ai có bằng chứng để đối soát. Khi đó dữ liệu không thực thời, quản lý không biết chính xác có bao nhiêu hàng đang nằm ở kho bán thành phẩm, bao nhiêu đã lên chuyền
- Bảng so sánh: Cách quản lý cũ và Quản lý số (QMS/G-MES)
| Tình huống | Cách làm cũ (Sổ sách/Miệng nói) | Cách làm mới (Quét QR/App) |
| Hạch toán bàn cắt | Ghi tay, dễ nhầm STT, dễ lẫn lô vải. | Hệ thống tự nhảy số, định danh chính xác từng bó hàng theo cuộn vải. |
| Giao nhận hàng | Ký sổ tay, dễ bị “vênh” số lượng giữa hai bên. | Quét mã QR giao – nhận. Số liệu nhảy Real-time, không thể cãi nhau. |
| Kiểm soát vải tồn | Cuối tháng mới biết thừa/thiếu. | Biết ngay sau mỗi bàn cắt còn dư bao nhiêu mét vải đầu tấm. |
| Tìm kiếm hàng | Chạy khắp xưởng hỏi “Hàng mã X đang ở đâu?”. | Mở điện thoại, xem ngay vị trí và số lượng trên App. |
- Giải pháp thực tế cho xưởng SME: Làm sao để hết thoát hàng?
Số hóa “Khai sinh” của bán thành phẩm: Ngay từ bàn cắt, thay vì viết tay, hãy in một cái tem QR đơn giản dán lên bó hàng. Cái tem này chính là “chứng minh thư” của nó. Trong mã QR đó chứa đủ: Mã hàng, Màu, Cỡ, Thuộc cuộn vải nào.
=> Lợi ích: Công nhân may chỉ cần nhìn tem là không bao giờ ráp nhầm thân.
“Check-in” khi lên chuyền bằng Smartphone: Tận dụng ngay điện thoại của tổ trưởng. Khi nhận hàng từ kho bán thành phẩm, chỉ cần quét mã QR. Thông tin này sẽ nhảy thẳng lên màn hình tivi ở xưởng hoặc điện thoại của chủ xưởng.
Khi bạn minh bạch được dữ liệu từ khâu cắt, nếu vải của nhãn hàng giao bị lỗi nhiều dẫn đến thiếu hàng, bạn có bằng chứng xác đáng (hình ảnh lỗi, vị trí lỗi trên cuộn vải cụ thể) để yêu cầu họ bù vải hoặc tăng phí gia công. Không còn chuyện “nói mồm” rồi chịu thiệt về mình nữa.
Sai lệch nguyên vật liệu và thất thoát hàng hóa là những “lỗ hổng” âm thầm hút sạch lợi nhuận của xưởng may. Nếu bạn vẫn hài lòng với việc quản lý bằng sổ tay, bạn đang tự đặt mình vào thế rủi ro. Chuyển đổi số ở khâu Cắt và Cấp chuyền thực chất là việc minh bạch hóa mọi con số. Khi thông tin từ bàn cắt lên đến văn phòng không còn bị “mất hút”, xưởng của bạn sẽ chạy trơn tru hơn, công nhân ít lỗi hơn và túi tiền của bạn cũng an toàn hơn.