Công ty TNHH Thời trang Quốc tế Savani được biết đến là một trong những thương hiệu thời trang uy tín với hệ thống showroom trải dài khắp các tỉnh thành tại Việt Nam. Với tốc độ tăng trưởng ấn tượng và quy mô nhân sự ngày càng mở rộng, Savani không chỉ tập trung vào chất lượng sản phẩm mà còn chú trọng đặc biệt đến việc xây dựng một hệ thống quản trị nội bộ vững mạnh. Tuy nhiên, việc vận hành hàng nghìn nhân sự với đặc thù làm việc tại nhiều chi nhánh khác nhau đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho đội ngũ quản lý. Để hiện thực hóa mục tiêu tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc, Savani đã quyết định đồng hành cùng Công ty TNHH Giải pháp Chuyển đổi số VDX trong dự án triển khai hệ thống phần mềm quản trị nhân sự Odoo HRM.
Những nút thắt trong công tác quản lý dữ liệu nhân sự tại Savani
Thách thức lớn nhất mà Savani phải đối mặt trước khi chuyển đổi số chính là việc xử lý khối lượng dữ liệu chấm công khổng lồ từ các cửa hàng. Với tính chất ngành bán lẻ, nhân viên thường xuyên làm việc theo các ca kíp không cố định, dẫn đến việc lấy dữ liệu thô và đối soát công trở nên cực kỳ phức tạp. Các trường hợp đặc biệt phát sinh hằng ngày cùng với yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu công đòi hỏi sự tỉ mỉ và tốn kém rất nhiều thời gian của bộ phận nhân sự. Những sai sót nhỏ trong khâu này có thể dẫn đến những ảnh hưởng dây chuyền trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Bên cạnh đó, quy trình tính lương tại doanh nghiệp cũng gặp nhiều trở ngại do phải xử lý vô vàn trường hợp liên quan đến bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp đặc thù. Việc thiếu một sợi dây liên kết chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và kế toán tài chính khiến cho công tác đối chiếu số liệu trở nên rời rạc, gây áp lực lớn trong mỗi kỳ chốt lương. Chính những khó khăn mang tính hệ thống này đã thúc đẩy ban lãnh đạo Savani tìm kiếm một giải pháp công nghệ toàn diện và linh hoạt hơn.
Giải pháp Odoo HRM mang tính đột phá từ đội ngũ VDX
Để giải quyết triệt để bài toán của Savani, VDX đã triển khai bộ giải pháp Odoo HRM tập trung vào các module cốt lõi như quản lý tổ chức, quản lý nhân sự, chấm công, bảng lương, quản lý ngày nghỉ và hệ thống báo cáo quản trị. Điểm mấu chốt trong giải pháp của VDX là việc ứng dụng bảng phân ca thông minh dành riêng cho nhóm nhân viên có giờ làm việc không cố định. Công cụ này cho phép quản lý cửa hàng chủ động sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học, giúp hệ thống tự động ghi nhận và đối soát công dựa trên khung giờ thực tế một cách chính xác nhất.
Đối với những tình huống phát sinh thường gặp như nhân viên đi muộn, về sớm, làm tăng ca hay làm bù, hệ thống đã tích hợp tính năng giải trình công trực tuyến. Nhân viên có thể dễ dàng thực hiện các yêu cầu giải trình ngay khi có sự thay đổi lịch trình hoặc làm việc tại các cơ sở khác nhau trong hệ thống. Mọi dữ liệu sau khi được phê duyệt sẽ được tự động cập nhật vào bảng công tổng hợp, giúp loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công rườm rà. Cơ chế này không chỉ minh bạch hóa quá trình quản lý mà còn giúp bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm soát kỷ luật lao động mà vẫn đảm bảo tính linh hoạt tối đa.
Hiệu quả bền vững từ sự đồng bộ hóa dữ liệu
Sự thành công của dự án không chỉ nằm ở việc giải quyết bài toán chấm công mà còn ở khả năng kết nối mượt mà với bộ phận tài chính. Sự liên thông này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền tốt hơn và giảm thiểu tối đa các sai lệch. Bên cạnh đó, các module về trang web và báo cáo cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn tổng thể về hiệu suất nhân sự tại từng khu vực, từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời và chính xác.
Hành trình chuyển đổi số tại Savani với sự hỗ trợ của VDX đã chứng minh rằng việc áp dụng đúng giải pháp công nghệ có thể biến những quy trình phức tạp trở nên tinh gọn và hiệu quả. Odoo HRM không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mọi quy trình đều được chuẩn hóa và dữ liệu luôn là cơ sở cho mọi hành động. Sự tin tưởng của Savani chính là động lực để VDX tiếp tục mang đến những giá trị chuyển đổi số thực chất cho các doanh nghiệp Việt Nam.