Chuyển đổi số là gì? Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số đơn thuần là áp dụng công nghệ

Khi nhắc đến chuyển đổi số, dường như mọi người đang quá quan tâm đến phần “số” mà không đặt trọng tâm vào sự “chuyển đổi”. Công nghệ thực chất chỉ là công cụ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh và hiệu quả hơn, chứ bản thân việc áp dụng công nghệ không đảm bảo được kết quả kinh doanh.

Chuyển đổi số là một bài toán tổng thể xoay quanh việc thay đổi tư duy và thói quen làm việc của con người, tập trung vào các giá trị nào, quá trình tối ưu hoá từ phương thức thủ công sang môi trường số hiệu quả ra sao, và liệu doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh chóng khi cần.

Bạn không nhất thiết phải áp dụng những công nghệ cao siêu để tiến hành một cuộc chuyển đổi. Nếu doanh nghiệp vẫn chưa có thói quen làm việc theo quy trình và vận hành còn nặng về mặt giấy tờ, thì nên bắt đầu từ việc lựa chọn một công nghệ “đủ tốt”. Miễn là được xây dựng trên triết lý quản trị đúng đắn, phần mềm ấy có thể vừa giúp giải quyết nút thắt hiện tại vừa giúp hình thành văn hóa làm việc mới trong doanh nghiệp.

Chuyển đổi số vô cùng tốn kém

Theo ước tính của IDC vào năm 2022, các dự án chuyển đổi số sẽ tiêu tốn chi phí vào khoảng 2 nghìn tỷ đô la. Con số trên dường như đã gây hoang mang cho nhiều doanh nghiệp nhỏ: “Liệu đây có phải cuộc chơi dành cho kẻ ít tiền?”

Nhưng trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây, 88% CIO (Chief Information Officer – Giám đốc công nghệ thông tin) của các công ty có tiềm lực kinh tế lớn thừa nhận họ đã thất bại hoặc buộc phải trì hoãn quá trình chuyển đổi số của mình. Rõ ràng, tiền không phải là yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công.

Chuyển đổi số là sân chơi riêng của các ông lớn trong làng công nghệ

Netflix, Uber, Airbnb, Spotify,… những cái tên xuất hiện dày đặc trên trên phương tiện truyền thông đã tạo ra hiểu lầm rằng chuyển đổi số là sân chơi riêng của các unicorn và startup công nghệ.

Quả thực các mô hình kinh doanh cũ bị giới hạn chuyển đổi bởi sức ì do cơ chế, quy trình và bộ máy tổ chức tạo ra. Tuy nhiên, những doanh nghiệp truyền thống chính là trụ cột nuôi dưỡng nền kinh tế và có sẵn tiềm lực nhất định trên thị trường, nên mặc dù có thể thích ứng chậm hơn nhưng cánh cửa chuyển đổi số vẫn luôn rộng mở.

Thêm vào đó, quá trình chuyển đổi số ngày càng được tinh gọn. Những đột phá công nghệ như điện toán đám mây, bộ mã nguồn mở,… đã chia đều cơ hội cho mọi doanh nghiệp, khi giờ đây bạn hoàn toàn có thể tham gia cuộc chơi dù nguồn lực con người và kinh phí còn hạn hẹp.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang cần chuyển đổi số

Kinh doanh theo cách cũ không đem lại kết quả tốt như cũ

Tháng 9 năm 2013, “gã khổng lồ” công nghệ một thời Nokia chính thức bị mua lại bởi Tập đoàn Microsoft với giá 7,17 tỷ USD. Trong cuộc họp báo, vị CEO của Nokia đã kết thúc bài phát biểu của mình rằng “Chúng tôi không làm gì sai, nhưng bằng cách nào đó, chúng tôi đã thất bại.”

Thực tế mà nói thì các hoạt động kinh doanh của Nokia không hề sai, họ chỉ trung thành với những yếu tố làm nên thành công trước đó. Tuy nhiên thế giới lại thay đổi quá nhanh, sự cố chấp với bộ máy quản trị lỗi thời cũng như sự chậm chân với công nghệ smartphone mới của Nokia đã tước đi cơ hội của chính họ. Trong khi đó, các đối thủ khác như Apple, Samsung hay Google lại thích ứng với thời cuộc quá tốt nên nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường.

Sự sụp đổ của “đế chế” Yahoo cũng khởi nguồn từ sai lầm tương tự, khi dứt khoát từ chối lời mời đồng hành công nghệ cùng Google, Facebook và Microsoft.

Câu chuyện của Nokia và Yahoo đã chứng minh bài học luôn đúng trong mọi thời đại: Doanh nghiệp có thể thất bại vì tiếp tục làm những điều từng đúng trong quá lâu. Và đây cũng là lời khuyên dành cho các nhà quản trị của thế kỷ 21: Ngay khi nhận thấy cách kinh doanh cũ không mang lại kết quả tốt như cũ, chính là lúc bạn cần chuyển đổi số để cải tổ doanh nghiệp mình.

Lãnh đạo dần mất kiểm soát và phải hạ thấp tiêu chuẩn của mình

Khi doanh nghiệp ngày càng lớn, chắc hẳn bạn không thể lúc nào cũng để mắt tới từng nhân viên. Sai sót sẽ liên tục phát sinh và nhiều công việc bị chậm trễ tiến độ. Sự “lệch chuẩn” ấy tồn tại lâu dài trong doanh nghiệp bạn và dần dần trở thành tiêu chuẩn mới thấp hơn: Thay vì 100% thì 80% cũng được chấp nhận.

Để phòng ngừa hoặc giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần trang bị các công cụ hiện đại với hiệu suất cao và sai sót thấp để hỗ trợ công việc. Điều đáng nói là, chuyển đổi số có khả năng tối ưu cả hoạt động quản lý nhân viên.

Quản lý cần ra quyết định nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu

Khi ở vị trí quản lý, bạn được trả lương dựa trên chất lượng của các quyết định. Nhưng trên thực tế, nhiều khi nhà quản lý chỉ biết dựa trên cảm tính và dự đoán mơ hồ bởi không hề có dữ liệu hoặc dữ liệu bị sai.

Nếu chỉ dùng sức người để tổng hợp dữ liệu trên các công cụ thủ công như sổ sách, tin nhắn chat, email, Excel,… sai sót sẽ nhanh chóng xảy đến và nguồn lực để rà soát lại còn tiêu tốn hơn việc tổng hợp chúng nhiều lần. Mọi quyết định kinh doanh cần đưa ra dựa trên cơ sở khách quan, chính xác và tốc độ, nên trợ thủ đắc lực cho bạn không gì khác ngoài dữ liệu được số hóa thành công.

Nhân viên bị cản chân vì có quá nhiều công việc thủ công lặp lại

Doanh nghiệp luôn muốn nhân viên tạo ra nhiều giá trị và bản thân mỗi người cũng vậy. Nhưng các công việc thủ công lặp đi lặp lại cứ tiêu tốn hết thời gian, công sức và tâm trí, khiến nhân viên không còn cơ hội để phát huy năng lực.

Đây là vấn đề tồn đọng trong phần lớn các doanh nghiệp hiện nay. Hệ quả nhẹ thì nhân viên chán nản rệu rã và năng suất lao động thấp, nghiêm trọng hơn thì tỷ lệ nghỉ việc mỗi ngày một tăng.

Lúc này, chuyển đổi số có thể coi như một chiến lược nhân sự.

Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất

Chi phí là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Chuyển đối số giúp doanh nghiệp tái cấu trúc lại quy trình kinh doanh theo hướng đơn giản hóa và tối ưu hoạt động. Từ đó, quy trình này có thể gia tăng năng suất làm việc, đẩy nhanh thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ đó, hiệu suất làm việc tăng cao, chi phí và thời gian hoạt động được cắt giảm đáng kể.

Việc ứng dụng những công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo AI, tự động hóa và học máy có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hành vi khách hàng một cách cụ thể, chính xác hơn. Công nghệ này giúp doanh nghiệp quản lý được những tương tác của người mua với website công ty, mang đến khả năng đánh giá chính xác khách hàng tiềm năng. Từ đó có thể dự báo doanh số bán hàng chính xác hơn.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Chuyển đổi số doanh nghiệp có thể giải quyết được những khó khăn mà khách hàng gặp phải khi tương tác với doanh nghiệp. Bằng cách cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua chuyển đổi số, các doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích thông tin của đối tượng người mua hàng quan trọng. Việc này có thể được thực hiện bằng các công cụ như phân tích dữ liệu, thu thập phản hồi, tự động hóa tiếp thị.

Đặc biệt, chuyển đổi số cho doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu và thông tin đó để cải thiện dịch vụ đa kênh, cung cấp những sản phẩm được cá nhân hóa, các kênh tương tác mới bằng cách sử dụng chatbot, tự phục vụ và quản lý quan hệ khách hàng.

Gia tăng khả năng cạnh tranh, sự nhạy bén và khả năng đổi mới

Trước đây, các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với vô số những rào cản gia nhập thị trường. Thiếu vốn có thể khiến doanh nghiệp vừa và nhỏ hạn chế khả năng mở rộng quy mô nhanh chóng và bị tụt hậu về công nghệ. Sự xuất hiện của các giải pháp chuyển đổi số như lưu trữ đám mây, công nghệ số mới… cho phép các doanh nghiệp SMEs tiết kiệm được nhiều chi phí so với trước đây để duy trì hoạt động.

Nhờ vào việc chuyển đổi số trong mô hình kinh doanh, ranh giới giữa các doanh nghiệp lâu đời và các công ty nhỏ dần mờ nhạt. Các doanh nghiệp SMEs có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn hơn. Nền tảng đám mây xúc tác cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khả năng mở rộng. Điều này cho phép các SMEs có thể cạnh tranh và phát triển trong khi vẫn duy trì tính linh hoạt và hiệu quả.

Yếu tố cần thiết để chuyển đổi số thành công

Yếu tố 1: Tư duy

Muốn chuyển đổi số thành công, thì “tư duy đổi trước, công nghệ theo sau”. Những nhân viên bị mắc kẹt với lối mòn tư duy có thể làm chậm quá trình chuyển đổi, hoặc tệ hơn là làm chệch hướng mọi nỗ lực tiến tới số hoá doanh nghiệp.

Để thay đổi tư duy truyền thống sang tư duy số, VDX đề xuất một kế hoạch 4 bước như sau:

• Vạch ra tầm nhìn: Bắt đầu từ đội ngũ lãnh đạo, tầm nhìn phải đủ để truyền cảm hứng và động lực cho bộ máy nhân sự.
• Thiết lập chỉ số: Là một bộ chỉ số nhằm đo lường quá trình chuyển đổi số và giám sát sự thay đổi của nhân viên.
• Lựa chọn phương tiện: Dùng để đo lường các chỉ số. Tại bước này, bộ máy nhân sự nên được số hoá cùng.
• Kiên nhẫn theo dõi: Không nên kỳ vọng chuyển đổi số mang lại kết quả ngay lập tức. Mọi sự thay đổi và thích ứng đều cần thời gian.

Tư duy MVP (Minimum Viable Product – sản phẩm khả thi tối thiểu) có thể được áp dụng trong chuyển đổi số. Hãy tạo ra phiên bản “doanh nghiệp số” đầu tiên với các chức năng số cơ bản nhất, cho phép kiểm chứng hiệu quả với ít thời gian và ít nỗ lực nhất. Sau đó, vòng lặp xây dựng – đo lường – học hỏi sẽ tiếp tục cho tới khi doanh nghiệp sở hữu phiên bản chuyển đổi số hoàn chỉnh.

Yếu tố 2: Con người

Đội ngũ nhân sự là cốt lõi của quá trình chuyển đổi số.

Cam kết chuyển đổi số từ riêng phía lãnh đạo là không đủ, bạn chắc chắn cần có sự đồng lòng thống nhất từ nhân viên. Một khi đã “cấy” được sự tin tưởng và quyết tâm vào bộ gen của doanh nghiệp, quá trình chuyển đổi sẽ trở nên quen thuộc như một lẽ đương nhiên, thay vì bị coi là một sự đánh đổi.

Để bắt đầu, bạn cần xây dựng một đội ngũ tiên phong với tầm nhìn rõ ràng; thực hiện truyền thông nội bộ; khuyến khích và mở rộng văn hóa chuyển đổi số trong toàn doanh nghiệp. Công tác đào tạo kiến thức về chuyển đổi số nói riêng và quản trị nói chung cũng cần được chú trọng. Cấp quản lý càng cao càng đòi hỏi nền tảng tri thức sâu rộng.

Yếu tố 3: Ngân sách

Chuyển đổi số nên được nhìn nhận dưới góc độ đầu tư thay vì coi đó là một khoản chi phí. Doanh nghiệp cần tính toán dựa trên hiệu suất lợi nhuận do đầu tư mang lại, chứ không phải câu chuyện đắt rẻ dựa trên chi phí tức thời bỏ ra.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ cần chi trả cho các khoản như: mua phần mềm, mua phần cứng, triển khai kỹ thuật, đào tạo sử dụng, các dịch vụ ngoài,… Khoản ngân sách này không giống nhau ở mỗi doanh nghiệp mà tuỳ thuộc vào quy mô nhân sự, lĩnh vực kinh doanh, nhu cầu chuyển đổi số và mức độ kỳ vọng vào sản phẩm khả thi tối thiểu.

Xét về lợi ích, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cắt giảm hàng loạt các chi phí vận hành, bao gồm cả chi phí ẩn như: giảm tải nhân sự không cần thiết, tiết kiệm giấy tờ, tiết kiệm thời gian họp hành, tránh lãng phí tài nguyên do sai sót,… Nhìn xa hơn, gia tăng năng suất, thúc đẩy doanh thu, tăng lợi thế cạnh tranh, tạo bước đà tăng trưởng,… cũng là lợi ích bền vững mà chuyển đổi số mang lại.

Yếu tố 4: Thời gian

Một số công ty mong đợi chuyển đổi số thành công trong vòng 1 năm, nhưng điều đó gần như là không thể.

5 năm là khoảng thời gian phổ biến nhất được ước tính cho một lộ trình chuyển đổi số, vì nó cho phép suy nghĩ và đầu tư dài hạn nhưng vẫn gói gọn trong nhiệm kỳ của một giám đốc doanh nghiệp. McKinsey và Travelex đã từng đặt mục tiêu chuyển đổi số 5 năm. IBM cũng ước tính họ sẽ mất khoảng 4 năm.

Government Digital Services (Dịch vụ Chuyển đổi số Chính phủ) tại Vương quốc Anh – một trong những nhà tiên phong chuyển đổi số lĩnh vực nhà nước – lại lên kế hoạch chi tiết để chuyển đổi số trong vòng 19 năm.

Đầu năm 2020, khảo sát của McKinsey trên khoảng 900 CEO và nhân sự cấp cao cho thấy, chỉ trong vài tháng nỗ lực đối phó với COVID-19, tốc độ phát triển các dịch vụ số hóa của doanh nghiệp đã tăng vọt, tương đương với thành tựu đạt được của 7 năm.

Rõ ràng, con số này phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như thực trạng, mục tiêu và điều kiện ngoại cảnh. Những cơ hội tăng tốc mới có thể nảy sinh bất cứ lúc nào. Hoặc trong thời điểm doanh nghiệp tự tin rằng chuyển đổi số đã hoàn tất, rất có thể đối thủ cạnh tranh đã tiến thêm một bước xa hơn. Chuyển đổi số là một lộ trình không có điểm kết thúc, và không thể xác định chính xác khoảng thời gian mà một doanh nghiệp cần.

Yếu tố 5: Giải pháp công nghệ

Công nghệ được chọn phải thích hợp với mục đích, tâm thế và kỳ vọng chuyển đổi số của doanh nghiệp, cũng như đặc thù trong lĩnh vực kinh doanh.

5 tiêu chí lựa chọn chính:

• Uy tín và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp
• Độ dễ triển khai, dễ sử dụng
• Khả năng tự động cập nhật tính năng mới
• Khả năng tích hợp dữ liệu
• Khả năng hỗ trợ làm việc từ xa

Các giải pháp giúp doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi số thành công

Để thực hiện chuyển đổi số thành công, các doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp dưới đây:

Giải pháp về nguồn nhân lực chuyển đổi số

Nguồn nhân lực được xem là yếu tố cốt lõi trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Do đó, chiến lược phát triển nguồn nhân lực với đầy đủ kiến thức, kỹ năng sử dụng công nghệ mới là điều phải được ưu tiên để phát triển dài hạn. Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng những chương trình đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẵn có, đồng thời coi trọng công tác tuyển dụng, thu hút và giữ chân những nhân tài trong tương lai.

Ngoài ra, một xu hướng chuyển đổi số mới xuất hiện gần đây đó là dân chủ hóa dữ liệu. Dân chủ hóa dữ liệu không những mang lại lợi ích cho các cá nhân, doanh nghiệp mà còn có lợi cho đối tác và xã hội. Giải pháp cho phép việc chủ động tìm kiếm và phân tích dữ liệu, trao quyền cho tất cả các quản trị viên, nhân viên truy cập vào dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp sớm đưa ra được những quyết định tốt và cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban.

Giải pháp về chi phí đầu tư chuyển đổi số

Thực hiện chuyển đổi số là quá trình chuyển mình mạnh mẽ, thách thức to lớn và không dễ dàng cho các nhà lãnh đạo. Chuyển đổi số đòi hỏi thay đổi từ tư duy, nhận thức, nhân lực, cơ sở hạ tầng, chiến lược tới các giải pháp công nghệ… Do đó, số vốn đầu tư là không hề nhỏ. Thế nhưng, thực tế chuyển đổi số không phải khi nào cũng chắc chắn mang về hiệu quả, thậm chí tạo ra những khó khăn cho doanh nghiệp. Vì vậy, các nhà lãnh đạo cần triển khai thêm các giải pháp đầu tư tài chính trong quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc xây dựng mối liên kết mạnh mẽ, hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư trực tiếp (FDI) và các doanh nghiệp đang phát triển ở các quốc gia tiên tiến là vô cùng cần thiết. Điều này nhằm để cập nhật những tiêu chuẩn và kỹ thuật mới, kêu gọi đầu tư. Hơn nữa, các doanh nghiệp Việt Nam còn có thể tiếp cận những công nghệ và phương pháp mới nhất.

Giải pháp về kiến thức chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một thách thức và khó khăn lớn đối với các nhà lãnh đạo. Các doanh nghiệp lớn chuyển đổi số thành công trên thế giới cho thấy quá trình này là cần thiết để có bước chuyển mình trước sự sống còn trên thị trường. Bất kể đó là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, chuyển đổi số là điều tất yếu sớm muộn cũng phải thực hiện.

Do đó, để thay đổi nhận thức trong việc chuyển đổi số và tiếp cận được với công nghệ, các doanh nghiệp Việt có thể tìm kiếm và đọc thêm về các bài học chuyển đổi số thành công của những công ty lớn. Đồng thời, tăng cường liên kết với các doanh nghiệp ở quốc gia phát triển trên thế giới để nắm bắt những tiêu chuẩn, kỹ thuật mới.

Ứng dụng công nghệ số trong chuyển đổi

Dưới đây là gợi ý về các ứng dụng công nghệ sô trong chuyển đổi số áp dụng trong hoạt động kinh doanh. Lưu ý để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần có kiến thức chuyên sâu về công nghệ:

Điện toán đám mây

Công nghệ lưu trữ, bảo trì, quản lý, phân tích, bảo mật dữ liệu bằng cách khai thác máy chủ thông qua Internet. Với Cloud computing, các doanh nghiệp có thể kiểm tra và phát triển ứng dụng, website, vận hành big data, dễ dàng chia sẻ dữ liệu thông qua các nền tảng như Google Drive, Dropbox… Qua đó, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh – vận hành, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Công nghệ trí tuệ nhân tạo AI

Công nghệ AI cho phép hiển thị các kết quả tìm kiếm chính xác và mang lại trải nghiệm mang tính cá nhân hóa cho người dùng. Công nghệ này cho phép người dùng trích xuất thông tin từ bất cứ nguồn dữ liệu tiềm năng nào. Đồng thời, AI cũng giúp tiết kiệm được một lượng lớn thời gian làm việc mà vẫn mang lại hiệu quả tìm kiếm cao ở cả hai định dạng dữ liệu có cấu trúc và không cấu trúc.

Ứng dụng robot

Đây là một trong những công nghệ lớn góp phần vào quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp năm 2021. Lợi ích của ứng dụng robot chính là giúp cải thiện năng suất cũng như gia tăng hiệu quả kinh doanh tại tổ chức, doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp lớn ở Việt Nam đã ứng dụng Robot trong các lĩnh vực như logistic, y học, kỹ thuật,…

Internet of Things (IOT)

Công nghệ số nổi tiếng với mục đích kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các đối tượng vật lý thông qua mạng lưới Internet. Với IoT, quy trình thu thập, phân tích, xử lý dữ liệu được thực hiện hiệu quả hơn. Ngoài ra, nhờ IoT, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp gia tăng, trải nghiệm khách hàng được nâng cao.