Nhiều chủ xưởng may thường than thở: “Khổ nhất là lúc kiểm hàng thấy lỗi hàng loạt, mà không biết nó bắt nguồn từ tổ nào, cuộn vải nào để mà quy trách nhiệm. Quay đi quay lại chỉ thấy mấy cuốn sổ ghi chép lem nhem, chữ được chữ mất, cuối cùng xưởng lại phải bỏ tiền túi ra đền vì chậm đơn”
Trong ngành may, chúng ta vẫn hay nói về những con số tỷ USD xuất khẩu, nhưng ở xưởng, thứ quyết định túi tiền của doanh nghiệp lại nằm ở những việc nhỏ nhặt như: Cái tem lỗi có dán đúng chỗ không? Số thứ tự bàn cắt có bị nhảy không? Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý xưởng bằng giấy bút, hãy cùng nhìn vào những cái bẫy mất tiền ngay dưới đây:
1.Những “cái bẫy” mất tiền khi quản lý xưởng may bằng sổ tay
Ghi chép thủ công không chỉ là việc làm chậm, mà nó là nguồn cơn của những khoản chi phí “không tên” nhưng cực kỳ lớn. Hãy tưởng tượng người quản lý xưởng phải thức trắng đêm chỉ để tìm xem 100 cái áo lỗi nằm ở kiện nào trong kho 5.000 sản phẩm vừa hoàn thiện. Chỉ cần một người thợ viết nhầm số thứ tự (STT) bàn cắt trên phiếu, hoặc lúc phối kiện nhìn nhầm ký hiệu viết tay, tình trạng thay thân đổi màu sẽ xảy ra. Một lần nhầm lẫn như vậy không chỉ là hỏng vài mét vải. Nó là:
- Tiền vải hỏng: Vài chục đến hàng trăm triệu đồng tùy đơn hàng
- Tiền công sửa: Phải dỡ ra may lại, tốn gấp đôi nhân công
- Tiền phạt chậm đơn: Các đối tác lớn sẵn sàng phạt 1-2% giá trị đơn hàng cho mỗi tuần chậm trễ
Khi dùng sổ sách, dữ liệu nằm trong giấy. Nếu bàn kiểm cuối chuyền phát hiện lỗi vải, thông tin thường mất nửa ngày mới báo được về kho hoặc văn phòng. Lúc đó, hàng nghìn sản phẩm khác đã “chạy” qua máy, lỗi đã thành hệ thống và không thể cứu vãn.
2. Bảng so sánh giữa việc Ghi sổ tay và Sử dụng phần mềm quản lý
| Công việc | Quản lý thủ công | Sử dụng phần mềm số hóa |
| Báo cáo sản lượng | Mất 30-60p cuối ca để tổng hợp. Sai số ~10% | Mất 2 phút, có thể nhìn màn hình là thấy được ngay |
| Truy tìm lỗi | Lật từng trang sổ, báo cáo với từng tổ trưởng | Quét mã QR để biết ngay là do ai may, thuộc lô nào |
| Kiểm soát kho vải | Đi tìm từng cuộn vải, dễ nhầm và đảo lộn vị trí | Kho có gì, thiếu gì nhìn là biết được ngay |
| Niềm tin từ đối tác | Khách hàng nghi ngờ vì dữ liệu mơ hồ | Minh bạch 100%, xuất báo cáo trong 1 click |
3. Rủi ro mất đơn hàng vì thiếu “Mã QR truy xuất nguồn gốc”
Đây không còn là chuyện “nên làm” mà là việc phải làm nếu không muốn mất khách. Các đối tác lớn từ EU hay Mỹ hiện nay bắt đầu yêu cầu Hộ chiếu sản phẩm (DPP). Họ không chỉ hỏi áo đẹp không, họ đòi hỏi bạn phải chứng minh được: Cái áo này do ai kiểm hóa? Lỗi ở đâu? Sửa khi nào
Nếu không có mã QR định danh cho từng lỗi sản phẩm, bạn không thể chứng minh sự minh bạch. Khi đó, doanh nghiệp của bạn sẽ bị gạt tên khỏi danh sách ưu tiên của nhãn hàng, rộng hơn nữa là khi muốn xuất khẩu sang các thị trường khó tính như Mỹ hay EU.
4. Lộ trình chuyển đổi số thực tế cho doanh nghiệp SME
Bước 1: Gom hết phiếu tay, dọn dẹp quy trình
Đừng vội mua phần mềm ngay. Hãy gom tất cả các loại phiếu đang viết tay trong xưởng lại (phiếu cắt, phiếu kiểm hóa, phiếu kho). Cái nào thừa thì bỏ, cái nào cần thì chuẩn hóa lại nội dung. Khi quy trình đã gọn, đưa nó lên các thiết bị sẽ rất nhanh
Bước 2: Tận dụng các loại thiết bị của công nhân
Thay vì đầu tư hàng trăm triệu mua máy quét chuyên dụng (PDA), hãy sử dụng chính điện thoại của công nhân hoặc trang bị vài chiếc máy tính bảng ở các đầu chuyền. Công nhân chỉ cần mở App, quét mã QR trên bán thành phẩm để ghi nhận “Đạt” hoặc “Lỗi”. Cách làm này giúp xưởng chạy trơn tru hơn hẳn mà không tốn quá nhiều vốn đầu tư ban đầu
Bước 3: Số hóa khâu kiểm hóa và hạch toán bàn cắt
Đây là hai khâu xuất hiện nhiều lỗi nhất. Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất ngành may để:
- Hạch toán tự động: Hệ thống tự nhảy số thứ tự bàn cắt, không cho phép trùng lặp, xóa sổ hoàn toàn lỗi thay thân
- Ghi nhận lỗi trực tiếp: Khi phát hiện lỗi tại bàn Là/ Hoàn thiện, hệ thống tự sinh mã QR gắn vào sản phẩm. Nhìn vào mã đó, ai cũng biết lỗi này thuộc công đoạn nào
5. Đừng để những cuốn sổ tay “đốt” hết lợi nhuận của bạn
Chuyển đổi số trong xưởng may không phải là cái gì đó quá cao siêu hay xa xỉ. Đôi khi nó chỉ bắt đầu từ việc thay tờ phiếu kiểm hóa viết tay bằng một thao tác chạm trên màn hình. Thay vì mất tiền đền hàng hỏng, hãy dùng số tiền đó để đầu tư vào một hệ thống quản lý lỗi thông minh. Cách làm mới này giúp xưởng chạy trơn tru, bạn bớt đau đầu, và quan trọng nhất là “kho chứa cái gì, thiếu cái gì, lỗi ở đâu” – bạn chỉ cần nhìn cái là biết ngay, không phải chạy đi tìm.
Thị trường dệt may đang chứng kiến sự thay đổi lớn: đơn hàng nhỏ hơn, thời gian giao ngắn hơn nhưng yêu cầu chất lượng và minh bạch lại cao hơn. Những doanh nghiệp vẫn bám trụ vào cách làm thủ công, thiếu minh bạch dữ liệu sẽ sớm bị loại khỏi chuỗi giá trị của các nhãn hàng quốc tế. Chuyển đổi số trong kiểm soát lỗi không chỉ là mua một phần mềm, đó là cách chúng ta định nghĩa lại sự chuyên nghiệp của ngành may mặc Việt Nam trên bản đồ thế giới.